การติดตามงานในเวิร์กโฟลว์ และ การออกรายงาน

งานทั้งหมด

ในขั้นตอนแรก ให้ท่านกดสังเกตทางด้านซ้ายแถบ menu จะพบคำว่า All Jobs หรือ งานทั้งหมด ให้ท่านกด เครื่องหมาย > และท่านจะพบเมนูเพิ่มเติม

ท่านสามารถติดตามงานที่ได้รับการมอบหมายได้ที่ เมนู My Tasks หรือ โฟลว์การอนุมัติ

หากท่านกดเข้าสู่หน้า My Tasks แล้วขึ้นว่า " ไม่มีข้อมูล " นั้นหมายความว่ายังไม่มีงานที่ท่านต้องทำ

ในส่วนนี้หากท่านมีงานที่ได้รับมอบหมาย จะขึ้นงานนั้นๆมา โดยจะบอกสถานะต่างๆ ดังนี้

• Status (สถานะ) เป็นการแสดงสถานะของงานว่าอยู่ในขั้นตอนไหน อย่างตัวอย่างเป็น New หมายถึงงานใหม่

• Task Name (ชื่อของขั้นตอน) เป็นส่วนในการแสดงชื่อว่าตอนนี้อยู่ในขั้นตอนไหน ดังตัวอย่างอยู่ในขั้นตอน เริ่มต้นส่งเอกสาร

• Job Name (ชื่อของงาน) เป็นการแสดงชื่อของงาน ตัวนี้จะเปลื่ยนไปตามชื่อที่ตั้งไว้ในหน้า workflow

• Job By (ชื่อคนสร้างงาน) เป็นส่วนของการแสดงชื่อผู้สร้างงานตัวนี้

• Due Date (วันครบกำหนด) เป็นการแสดงวันครบกำหนดว่าตัวงานนี้ครบกำหนดเมื่อใด

• Last Modifeid (แก้ไขล่าสุด) ส่วนนี้จะแสดง วัน และ เวลา ที่มีการแก้ไขล่าสุด

เมื่อท่านกดเข้าสู่งานของท่าน ระบบก็จะเข้าสู่หน้าให้ท่านทำ ตามที่ได้วาง workflow ไว้ ดังตัวอย่างจะเป็นการให้กรอกข้อมูล เมื่อทำในขั้นตอนนี้เสร็จแล้วให้กดปุ่มข้างล่างเพื่อไปยังขั้นตอนถัดไป

ใบงาน

ในส่วนนี้เมื่อท่านกดเข้ามาหน้าแรกที่ท่านจะอยู่หน้าที่แสดงงานที่เกี่ยวข้องกับท่าน ท่านสามารถเลือกเมนูในการแสดงแบบอื่นได้ โดยมีดังนี้

• งานที่เกี่ยวข้อง - จะแสดงงานที่เกี่ยวข้องกับท่านทั้งหมด

• งานของฉัน - จะแสดงงานที่ท่านเป็นคนสร้างเองทั้งหมด

• งานที่สำเร็จแล้ว - จะแสดงงานทั้งหมดที่สำเร็จแล้ว

ในส่วนนี้ท่านสามารถดูงาน รายเอียดงาน/ข้อมูลงาน/ขั้นตอน ได้โดยกดไปที่ 3 จุดหลังงานที่ท่านต้องการ และ กดไปที่ "ดู"

ในหน้านี้ท่านจะพบ ข้อมูลของงานต่างๆ ดังภาพ

งานของฉัน

ในส่วนนี้จะแสดงงานที่ท่านเป็นคนสร้างไว้เอง โดยท่านสามารถดูข้อมูลของงาน หรือ ยกเลิกงานได้ โดยกดปุ่ม 3 จุดหลังงานที่ท่านต้องการ

งานที่เสร็จแล้ว

ในส่วนนี้จะแสดงงานที่เสร็จสิ้นแล้วทั้งหมด ท่านสามารถค้นหางานที่เสร็จแล้วได้ที่ช่อง Search ด้านขวา

การออกรายงาน

ถ้าท่านต้องการตรวจสอบรายงานให้ท่านเข้าไปที่เมนู เวิร์คโฟลว์

กดไปที่ 3 จุด ด้านหลังของโฟลว์ที่ท่านต้องการ จะปรากฏหน้าต่างมาให้ท่านเลือก ให้ท่านกดเข้าไปที่ "รายงาน"

ในหน้านี้จะมีข้อมูลของเวิร์คโฟลว์ให้ท่านได้ดู ดังนี้

• Name (ชื่อ) คือ ชื่อของเวิร์คโฟลว์ของท่าน

• Status (สถานะ) คือ สถานะของงานว่าอยู่ในสถานะใด

• Last modified (แก้ไขล่าสุด) คือ วันเวลาที่มีการแก้ไขหรือการทำงานล่าสุดตอนไหน

ท่านสามารถกดเข้าไปที่เวิร์คโฟลว์ที่ท่านต้องการเพื่อดูข้อมูลได้

เมื่อเข้ามาในเวิร์คโฟลว์ของท่าน แล้วจะพบข้อมูลของงานท่าน

• รายเอียด คือ รายเอียดต่างๆของเวิร์คโฟลว์

• ข้อมูล คือ ข้อมูลต่างๆของงาน

  • Job Time คือ เวลาการทำงานของกระบวนการ

  • Start คือ เวลาเริ่มการทำงานของเวิร์คโฟลว์

  • อัพเดตเมื่อ คือ

  • สถานะ คือ สถานะของงานปัจุบัน

• Job Flow คือ บอกในกระบวนการต่างๆ

  • ชื่อขั้นตอน

  • อัพเมื่อไหร่ กระบวนการนี้กี่นาทีถึงเสร็จ

  • ใครเป็นผู้ทำกระบวนการนั้นๆ

• เอกสารแนบ คือ เอกสารที่แนบในไฟล์งานชื่อ เ ท่านสามารถกดเพื่อดูเอกสารแบบ preview โดยเอกสารจะมีลายน้ำบอกว่า preview ท่านสามารถดาวโหลดเอกสารได้ โดยกดไปที่ icon ดาวโหลดหลังชื่อเอกสารของท่าน

• Information Detail คือ รายเอียดต่างๆในกระบวนการ เช่น กระบวนการกรอกเอกสาร ก็จะแสดง เอกสารที่ได้ถูกกรอกในขั้นตอนนั้น

หากท่านต้องการ ออกการรายงานสามารถกดที่ นำออก เพื่อดาวโหลดไฟล์รายงานของท่านโดยข้อมูลที่ดาวโหลดจะเป็นการแสดงผลแบบ Default ที่ทางระบบเป็นคนกำหนดไว้ให้เป็นค่าเริ่มต้น โดยไฟล์ที่ท่านจะได้รับเป็น นามสกุล .csv ที่สามารถเปิดใน Microsoft excel

กรณีท่ีท่านต้องการเริ่มกำหนดการแสดงผลเอง ให้ข้ามไปดูในขั้นตอนถัดไป

ในส่วนของกำหนดการแสดงผลเองให้ท่านกดไปท่ีเมนู "เพิ่ม" ระบบจะพาท่านเข้าไปที่หน้ากำหนดข้อมูลดังภาพถัดไป

โดยที่ขั้นตอนแรกระบบจะกำหนดชื่อมาให้ท่านก่อน ท่านสามารถกำหนดชื่อเองได้ ในตัวอย่างจะกำหนดเป็น test-view

ส่วนของการเลือกการแสดงผลให้ท่านกดที่เมนูด้านขวาบนดังรูป จะพบค่าต่างๆให้ท่านได้เลือก เพื่อที่จะให้แสดงผลท่านสามารถเลือกกี่ตัวก็ได้ตามที่ท่านต้องการ โดยในตัวอย่างจะเลือกทั้งหมด 4 ตัว

• ชื่อ

• นามสกุล

• ว้นที่สร้าง

• สถานะงาน

เมื่อเลือกเสร็จแล้วข้อมูลจะขึ้นมาให้ท่านดังภาพถัดไป

ท่านสามารถรีเซ็ตข้อมูลทั้งหมดที่ท่านเลือกไว้แล้วได้ที่มุมขวาบน ดังรูป หลังจากกดแล้วข้อมูลทั้งหมดจะหายไปดังรูปถัดไป

เมื่อท่านบันทึกเรียบร้อยแล้ว สามารถกดเลือกได้ที่มุมขวาบน ตามภาพ หลังจากนั้นท่านสามารถกด นำออก เพื่อดาวโหลดไฟล์